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L'emmenagement en copropriété

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15 juin 2014

Ça y est après des mois de planification, d'organisation et de travaux, votre immeuble en copropriété est enfin livrable et sur le point d’accueillir ses premiers occupants .

Cela fait quelques semaines que vous coordonnez avec le notaire les dates d'emménagement, les dates de prise de possession et que l'acte notarié est signé ou sur le point de l'être.

Les nouveaux copropriétaires ont appelé leurs déménageurs et amis pour organiser leur emménagement à la date et heure prévues, seulement il y aura des imprévus et des situations particulières : tous voudront le faire au moment qui leur convient le mieux, tenteront même d'avancer la date prévue ou retarderont l'emménagement à la dernière minute et même sans préavis parfois.

C'est là que ça se complique ! Le travail du promoteur est décuplé, seul un gestionnaire attitré aux emménagements pourra faire en sorte que le tout se passe dans l'harmonie et le respect des besoins de chacun. Et si c'était une équipe de gestionnaires externes qui le faisait pour vous ?

À voir En effet pour garantir la réussite de cet emménagement massif (plus vite les gens emménagent, plus vite le promoteur est libéré de son fardeau de payer les frais de condo des unités vacantes.

Il faut tout d'abord :
- Définir les heures auxquelles les déménagements peuvent avoir lieu. Afin de préserver la jouissance paisible des occupants, prévoir une tranche horaire de 7h00 à 20h00 chaque jour, incluant les fins de semaine et les congés fériés, si c’est le cas. Grâce à ces longues plages horaires, il sera plus facile d'accommoder le plus de propriétaires et permettre d’emménager plus rapidement tout le monde.
- Définir de combien de temps va disposer chaque copropriétaire pour transporter ses affaires dans le condo.
- Définir comment les copropriétaires auront accès à leur condominium : Entrée par la porte principale? Alors s'assurer que la porte de secours soit dégagée et accessible. Utilisation des ascenseurs? Si vous avez 3 ascenseurs seulement 2 peuvent être utilisés car il faut un ascenseur de secours et aussi pour la circulation des autres occupants de l'immeuble.
- Définir à quel endroit doivent s'installer les camions de déménagement, requérir les permis auprès de la municipalité si nécessaire.
- S'il existe une distance entre le trottoir et la porte principale de l’entrée, il faut que les copropriétaires prévoient, avec les déménageurs d’avoir des charriots de déménagement afin de transporter leurs effets du camion ou autre véhicule moteur de la rue à l’entrée principale de l’immeuble.
- Prévoir l'endroit et la manière dont on devra disposer des rebuts d'emménagement (conteneur à déchets spécifiques pour cartons et autres rebuts avec levée fréquente)

Certains copropriétaires voudront déménager avant ou après la date prévue. Il est alors important de leur rappeler qu'ils se sont engagés à ne pas emménager avant la date et l’heure choisies par eux avec le service d’emménagement du promoteur ou gestionnaire. Cette procédure a été déterminée afin que tous les copropriétaires puissent utiliser l’ascenseur pour emménager. Et une des préoccupations du promoteur et du gestionnaire est de sécuriser les lieux.
Il est toujours possible de déplacer un rendez-vous pris mais ce doit être fait en collaboration avec le responsable de l'immeuble.

En copropriété, afin d'assurer la sécurité et l'emménagement d'un immeuble neuf, les copropriétaires reçoivent les clés directement lors de la prise de possession du condominium, soit le jour du déménagement.

Encore là, la mise en place d'un processus sécuritaire est primordiale :
Aucune autre personne que le copropriétaire de l’unité ne peut recevoir les clés en lieu et place du copropriétaire. Et afin de s’assurer de l’identité des personnes, tout copropriétaire à son arrivée à l’immeuble doit s’identifier comme suit :
a) Remettre la lettre originale du Notaire confirmant l’achat.
b) Présenter une preuve d’identité valide avec photo dont le nom doit correspondre avec la personne signataire chez le Notaire et la lettre de confirmation.

Le copropriétaire doit également avoir fait son changement d'adresse auprès d'Hydro-Québec : Lors de la remise des clés, les formulaires de transfert du compteur d’Hydro-Québec, incluant la lecture de celui-ci par le copropriétaire et le responsable doivent avoir été complétés. Cette lecture permettra d’indiquer à Hydro-Québec à partir de quelle consommation vous devenez responsable du compteur. (Cette procédure vaut aussi pour le gaz naturel le cas échéant)

Dernière vérification à faire tout au long des emménagements : S'assurer que les espaces communs (le hall d’entrée autre que les sections indiquées à cet effet, les corridors et toutes autres aires communes de l’immeuble, incluant garage, stationnements intérieurs et/ou extérieurs) doivent rester en tout temps libre à la circulation et permettre l’évacuation en cas d’alarme incendie. Il faut aussi voir à ce que les salles de recyclage ou chutes à déchets soient utilisées correctement et que les copropriétaires disposent de leurs boites et autres rebuts afin de ne pas obstruer les sorties de secours.

Au courant de ce processus d'emménagement, le taux de vente de l'immeuble atteindra 50% (plus un) des quotes-parts relatives aux unités notariées, c'est alors que s'enclencheront les délais de transition obligeant le promoteur à faire la remise de ce syndicat à un conseil d'administration éventuel (dans les 90 jours où ce critère est atteint). Encore là, l'équipe d'un gestionnaire externe, professionnelle et compétente en la matière sera d'une grande utilité.

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